如何应对信息过载

信息过载:如何管理它

从文化上讲,信息过载的概念自70年代以来一直存在,当时阿尔文和海蒂·托夫勒(Alvin and Heidi Toffler)在他们的书中首次创造了这个词未来的冲击.当时,汽车电话即将成为最新的通讯热潮,就像之前的电脑一样。

信息似乎即将从四面八方涌来。

现在它做到了。

信息超载是什么感觉?

每天你都会遇到无数的事情。作为一名领导者,你需要下属——每个人都有不同的需求——以及需要你关注的客户。你要处理电子邮件和视频电话,短信和电话。无论你走到哪里,都有人以某种方式“需要”你的注意,他们把信息扔给你,希望你整理和处理它们。

在短时间内,你想大喊:“停!”但是你不能。你真的需要整理你的信息,在整理和优先排序中,你会找到你的解脱。

虽然这一切都以类似的方式发生在你身上,这也发生在你的员工身上.他们也被信息淹没。

作为他们的经理,你要帮助他们度过难关。

你如何识别别人的信息过载?

大约20年前,哈佛大学的约瑟夫·拉夫(Joseph Ruff)也将其描述为“信息疲劳综合症(IFS)”,你可以从你自己和你的人身上发现一些真实的信息超载症状。它们包括:

  • 短期记忆过载导致注意力不集中
  • 多任务处理导致效率降低而不是提高
  • “匆忙症”,指的是一个人认为他们必须不断地匆忙,以节省或跟上时间的步伐
  • 长期易怒,接近愤怒甚至暴怒
  • 过度的刺激,导致脑雾
  • 被迫总是插着电源(例如,习惯性地查看电子邮件、语音信箱和互联网以保持联系)
  • 经常性的压力,包括疾病、抑郁和倦怠的增加

如何应对信息过载

在帮助别人之前,你必须先从自己做起。如果你在工作中感到不堪重负,你一天的工作方式和心态可能需要改变。

例如,如果你是那种一有问题就必须回答的人,那么你可能很难管理自己的需求。

努力更加了解自己意识到对所有人唯命是会让你停滞不前,或者至少会让你慢下来。然后,传达你的员工也这样做的期望。

你可以为自己和员工的利益做一些榜样,包括:

  • 在一天的特定时间使用电子邮件自动回复器,告诉人们你将在一天中的x次查看和回复电子邮件,从而产生你不总是有空的预期
  • 专心做你正在做的事情,不要让别人打扰你(例如,不要为接听另一个电话或弹出的通知而找借口)
  • 通过参加商务沟通课程来消除来回的沟通,使沟通更准确、更简洁
  • 使用电子邮件过滤器和文件夹将简单的更新分类到一个单独的文件中,这样你就可以专注于更重要的通知
  • 在日历上划分任务的优先级和项目时间
  • 确定哪些任务可以分配给其他人,然后相应地委派
  • 接受“足够好”的解决方案——即使这意味着解决你自己的完美主义
  • 通过限制干扰来消除干扰(例如,当你需要集中注意力时,把手机调到飞行模式)
  • 通过在不同的地方或不同的媒介上完成工作来改变人们对工作的看法(例如,打印一些你需要阅读的东西,然后在办公室休息室、客厅或咖啡店阅读)。
  • 只收集项目所需的材料,然后继续前进——同时有意识地抵制掉进信息兔子洞的诱惑

如何避免信息过载

我们醒着的大部分时间都在工作。这意味着,对于办公室一族来说,我们的生活是在网上度过的,消化大量数据.当我们回到家,我们在大屏幕电视、平板电脑、手机和家用电脑上消费更多的信息。它从不停止。

我们需要做的不仅是找时间拔掉插头,还要制定计划然后慢慢来拔掉。这是一种心态的改变,它将带来生活方式的改变,并将渗透到我们的工作时间。

怎么做?您可以:

  • 晚饭后开始散步10-20分钟,然后在午餐时间安排至少10-15分钟。
  • 实际上,你可以在白天休息两分钟,到户外走走,不要阅读任何东西,把手机调成飞行模式,让你的大脑休息一下。
  • 经常和同事一起散步讨论工作。花点时间用这种方式去了解你的每一位员工,或者与不同部门的同事建立关系。

注意到一个模式吗?离开工作,离开你的办公室,仅仅为了交流而与人交流,可以让你的大脑从工作中解放出来,并给它它所需要的休息。

你也可以努力:

  1. 让事情变得简单。重复的信息是多余的;确保人们知道如何与你交流,这样他们就不会淹没你手头的所有媒介。这样可以减少他们的工作量,也可以使你的日常沟通变得简单。这意味着,如果你想通过短信或在Teams或Slack上更新紧急信息,请确保每个人都知道这一点。这样,您将只收到一条消息一次,而不是四个地方。
  • 设置限制。通过设定限制来管理你的时间。无论是史蒂芬·柯维的大石头小石头套路,敏捷过程或者一个简单的日历应用程序,选择一个时间管理系统并坚持使用。当你计划你的项目时,把大任务分成小步骤。把每一步都记在日历上,这样你就知道什么时候该做什么。(这也会帮助你减少过度安排时间。)
  • 准备明天……以及接下来的一周。一旦你度过了没有信息过载的一天,你会想要一次又一次地做。用一天最后的20分钟来计划第二天,为自己的成功做好准备。每周日晚上花一个小时来计划你的一周。每隔一段时间,花一个下午和你的团队一起计划一个长达一周的项目。分清任务的轻重缓急,在开始每一项任务之前,整理好你的思绪。这是一种你可以实践并传授给你的团队的原则(让它成为一种期望),它可以控制信息过载。

记住:你可能无法将本文中分享的每一个建议都融入到你的日常生活中,但你可以尝试其中一些,看看哪些有效。这样做,你将为你的员工树立榜样。在一起,你们所有人都可以互相帮助,阻止那些承诺每天冲向你们的信息浪潮。

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